Beda Pengelolaan Arsip Statis dan Arsip Dinamis

Arsip Dinamis dan Statis

KebebasanInformasi.org – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan lembaga negara yang memiliki tugas dan fungsi sebagai lembaga penyimpan arsip dan menjaga dokumen yang memiliki nilai sejarah. “Ketika suatu arsip sudah selesai, maka sisanya hanya 10% dari nilai seluruh arsip yang dikelola yang nantinya memunyai nilai historis,” kata Bambang, salah satu fungsionaris ANRI dalam diskusi bersama FoINI terkait dengan tata kelola kearsipan, di Gedung ANRI, Rabu (19/10).

“Arsip-arsip itu akan dipilah-pilah, mana arsip yang sesuai dengan jadwal retensi arsip dimusnahkan dengan berita acara, disaksikan pemilik arsip, penegak hukum, pimpinan lembaga, untuk menyatakan bahwa arsip ini sudah selesai,” jabarnya.

Meski demikain, tidak semua lembaga/kementerian menyerahkan arsip statisnya kepada ANRI. Menyiasati hal itu ANRI membuat aplikasi jaringan, dengan simpul-simpul dari kementerian/lembaga. “Merekalah (lembaga/kementerian) yang nanti akan memasukan sendiri arsip-arsipnya dalam aplikasi tersebut,” ujar Kepala Bagian (Kabag) Humas ANRI, Gurandhika.

Ia menegaskan, kewajiban ANRI hanya sebatas menyimpan dan mengelola arsip statis. Sedangkan untuk arsip dinamis, pengelolaan dan penguasannya berada di kementerian/lembaga terkait. “Apabila dokumen itu masih dalam pengelolaan kementerian/lembaga, ANRI tidak tahu. Itu yang namanya arsip dinamis, yang masih digunakan kementerian/lembaga dalam kerjanya. (Pengelolaan arsip dinamis) itu yang akan menjadi bukti akuntabilitas kinerja suatu kementerian/lembaga,” terangnya.

Oleh karena itu, lembaga/kementerian terkiatlah yang berkewajiban untuk menyampaikan informasi arsip dinamis kepada masyarakat. “Misalnya kementerian/lembaga mempunyai arsip dinamis yang bisa diinformasikan kepada masyarakat. Sedangkan arsip statis, ini yang memegang hanya lembaga kearsipan nasional, yakni ANRI atau lembaga kearsipan daerah, baik di provinisi maupun kabupaten/kota, serta lembaga kearsipan universitas.

Meski demikian, ANRI tetap memberikan pembinaan dan memfasilitasi lembaga/kementerian dalam mengelola arsip dinamis. Salah satunya melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Melalui aplikasi ini, lembaga/kementerian dapat memasukan sendiri arsip-arsip yang sifatnya dinamis, seperti anggaran, kegiatan leleng dan sebagainya.

“SIKD itu diberikan ke lembaga dan kementerian. Namun itu itu sifatnya masing-lembaga boleh mengembangkan aplikasi sendiri,” terang Bambang.  (BOW)

Gambar: dakta.com

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

two × 1 =